Étapes du processus de réalisation du projet

Durant la phase de réalisation, vous exécutez le plan d’action de votre projet et mettez en œuvre les stratégies et les moyens nécessaires pour coordonner les activités, apprécier les résultats, apporter des modifications et, parallèlement, constituer votre mémoire du projet.

Voici les 3 étapes à suivre pour y arriver :

• l’application du plan d’action,
• la constitution de la mémoire de projet,
• la clôture du projet.

Étape 7 : l’application du plan d’action

Vous êtes maintenant rendu à la phase exécutive du projet. Il s’agit donc de réaliser les tâches prévues dans le plan et de gérer, au quotidien, tous les aspects du projet. Durant la réalisation du projet, il y aura peut-être des situations où vous devrez réagir vite et bien, espérons-le, car les choses ne se passeront probablement pas tout à fait comme il était prévu. Même le meilleur plan de match n’est pas à l’abri des impondérables. Il faudra alors garder la tête froide, analyser la situation, résoudre des problèmes, prendre des décisions et modifier le plan, au besoin. Il ne faut donc pas s’en surprendre : gérer un projet suppose des allers-retours entre la planification, l’organisation, la coordination et l’évaluation des activités.

Vérifiez régulièrement l’état d’avancement de vos travaux et mettez à jour l’échéancier planifié à l’origine. Vous pouvez utiliser à nouveau l’outil de planification pour consigner les changements (tâches, échéancier, coût, etc.) apportés au fur et à mesure. Vous pourrez ainsi apprécier les résultats, faire les modifications nécessaires et déterminer les mesures de correction pour assurer le respect des échéances et vérifier votre progression vers l’atteinte des objectifs. À la fin du projet, vous disposerez alors d’un comparatif de la planification initiale et de la planification adaptée en cours de réalisation. N’oubliez pas de consigner dans votre journal de bord ou votre blogue personnel ces changements et leur justificatif. Vous pourrez vous en servir pour alimenter votre mémoire de projet.

Étape 8 : la constitution de la mémoire de projet

Pour constituer votre mémoire de projet, vous devez recueillir et organiser les traces des réalisations, des décisions prises, des difficultés éprouvées et des modifications apportées tout au long du projet, de façon à pouvoir en faire une analyse et en tirer des leçons pour l’avenir. Vous aurez besoin de vous appuyer sur la mémoire de votre projet pour accomplir le deuxième travail noté, le rapport de projet.

Durant la phase de réalisation, vous devez documenter votre mémoire de projet. Cela signifie, entre autres, qu’il faut prendre note, au jour le jour, del’état de la situation du projet concret, c’est-à-dire de la façon dont l’activité évolue, des décisions prises, des problèmes éprouvés, des solutions trouvées, des incidents qui se sont produits, ainsi que des apprentissages réalisés en cours de projet. Vous devrez non seulement décrire le déroulement du projet, mais aussi formuler une réflexion personnelle sur ces événements tout autant que sur leur incidence sur votre apprentissage et le développement de vos compétences.

N’oubliez pas de conserver toutes les preuves de vos activités, des incidents qui ont ponctué votre projet, des causes des changements apportés, enfin de tout ce qui constitue des traces susceptibles de contribuer à créer votre mémoire de projet et à démontrer votre engagement dans la réalisation de ces activités. Soyez constant dans l’utilisation de l’outil que vous avez choisi, que ce soit le journal de bord ou le blogue. Inscrivez-y des informations régulièrement. Ne vous fiez pas à votre unique mémoire. Servez-vous de cet instrument comme extension de votre mémoire. Vous pourrez plus facilement y revenir par la suite pour enrichir vos réflexions, retrouver un justificatif ou les raisons d’un changement.

Étape 9 : la clôture du projet

L’une des caractéristiques du projet est sa durée limitée. Ce n’est pas une activité continue que réalise un individu ou une entreprise, mais un ensemble de tâches qui vise à produire un extrant déterminé à l’avance, dans un délai prescrit. Ce qui clôt un projet est donc en quelque sorte le dépôt de l’extrant. Nous considérerons ici que ce qui clôt le projet et la phase 3 de la démarche, c’est le dépôt du rapport de projet correspondant au TN-2.