Étapes du processus de planification du projet

Voici les étapes à suivre pour déterminer les actions ou les tâches qu’il faudra accomplir pour réaliser le projet :

• la définition des tâches à accomplir;
• l’établissement de l’échéancier des travaux;
• la prévision des ressources humaines et matérielles;
• l’estimation du budget.

Étape 3 : la définition des tâches à accomplir

Dans votre avant-projet, vous avez déjà précisé les principales actions de votre projet. Il s’agit maintenant de décomposer ces actions en tâches et en sous-tâches, selon le niveau de détail souhaité.

Une fois les tâches et les sous-tâches définies, il est important d’y ajouter des jalons. Un jalon est une activité importante du déroulement du projet que l’on souhaite voir figurer dans l’échéancier et qui nous permet d’en suivre la réalisation. Il peut s’agir, par exemple, de la date de livraison d’une composante du projet ou d’une tâche signalant la fin d’une phase et que vous voulez mettre en évidence. Un jalon constitue alors un bon référent pour le suivi du projet lorsqu’il produit un résultat intermédiaire dont on peut vérifier la complétude à une date déterminée. Dans l’activité S-4, nous indiquons quelques jalons pertinents en conception didactique.

Étape 4 : l’établissement de l’échéancier des travaux

Cette étape consiste à indiquer la durée de chaque action ou tâche. Essayez d’abord d’estimer une durée en heures ou en jours, plutôt qu’une date. Ensuite, indiquez, pour certaines tâches et pour chaque jalon, une date butoir. Pourquoi? Parce qu’il est assez facile d’indiquer qu’une tâche doit être réalisée à une date précise. Mais, à moins que vous n’ayez préalablement fait l’exercice d’estimer la durée de chaque tâche, vous risquez de sous-estimer les efforts réels qui seront nécessaires et, par conséquent, de dépasser l’échéancier. L’activité S-4 vous donne un exemple d’échéancier des travaux.

Étape 5 : la prévision des ressources humaines et matérielles

Il s’agit ici d’indiquer les ressources qui seront nécessaires pour réaliser une tâche. Il peut s’agir d’une personne, du matériel ou encore des locaux. Dans le cas des ressources humaines, il ne suffit pas de nommer le responsable d’une tâche. Il faut aussi inclure toutes les personnes qui contribueront à la réalisation de la tâche. Si des ressources matérielles sont nécessaires, il faut également en préciser la nature. L’activité S-4 vous donne un exemple des résultats de cette étape.

Étape 6 : l’estimation du budget

La dernière étape de la planification opérationnelle de votre projet consiste à estimer les coûts liés à l’exécution de chacune des tâches, si cette information s’avère nécessaire. Les coûts peuvent comprendre le salaire de la personne qu’on consulte si l’on doit payer son temps à l’entreprise, mais aussi les coûts associés à un déplacement, à la location d’une salle ou à l’exécution de photocopies de documents. Vous pouvez inscrire les coûts estimés à côté de chaque ressource humaine ou matérielle, puis en faire le total pour toute la tâche.

Après avoir suivi les étapes décrites précédemment, vous devriez avoir en main un plan d’action, indiquant l’ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées, à quel moment, par qui ou avec qui, leur durée, les ressources matérielles nécessaires et les coûts. L’activité S-4 vous donne un exemple d’estimation de budget.